PORTARIA GM-MD N° 1.342, DE 17 DE MARÇO DE 2021

Dispõe sobre a utilização do Número Único de Protocolo (NUP) relativo às atividades de comunicação administrativa no âmbito do Ministério da Defesa e dos Comandos da Marinha, do Exército e da Aeronáutica, e dá outras providências.

O MINISTRO DE ESTADO DA DEFESA, no uso das atribuições que lhe conferem o art. 87, parágrafo único, inciso I da Constituição, e considerando o que consta no Processo Administrativo nº 60041.001093/2020-97, resolve:

Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre a utilização do Número Único de Protocolo (NUP) relativo às atividades de comunicação administrativa no âmbito do Ministério da Defesa e dos Comandos da Marinha, do Exército e da Aeronáutica.

Parágrafo único. A adoção do Número Único de Protocolo (NUP) de que trata esta Portaria tem início de utilização a partir de 1º de janeiro de 2006.

Art. 2º Os processos, ostensivos ou sigilosos, autuados no âmbito do Ministério da Defesa e dos Comandos da Marinha, do Exército e da Aeronáutica deverão adotar a sistemática de numeração única de protocolo, de acordo com o disposto nesta Portaria, visando a integridade do número atribuído ao processo, na unidade protocolizadora de origem.

Parágrafo único. Para efeito desta Portaria, unidade protocolizadora corresponde à unidade organizacional que detenha, dentre suas competências, independentemente da sua denominação e hierarquia na estrutura do órgão que integra, a responsabilidade pela autuação e correspondente numeração única de protocolo.

Art. 3º A numeração única dos protocolos sigilosos seguirá a mesma sequência dos procedimentos aplicáveis aos de natureza ostensiva, assegurada a restrição de acesso legal.

Art. 4º Para a utilização da sistemática de numeração única de protocolo de que trata esta Portaria as respectivas unidades protocolizadoras deverão obedecer às seguintes faixas numéricas de codificação de unidades:

I - 60000 a 60999 - Ministério da Defesa (administração central);

II - 61000 a 63999 - Comando da Marinha;

III - 64000 a 66999 - Comando do Exército; e

IV - 67000 a 69999 - Comando da Aeronáutica.

§ 1º A distribuição e utilização das faixas numéricas de codificação atribuídas nos incisos II a IV deste artigo ficarão a cargo dos Comandos da Marinha, do Exército e da Aeronáutica, no âmbito de suas estruturas organizacionais.

§ 2º A numeração das unidades protocolizadoras atribuídas aos adidos de Defesa e aos que representam mais de um Comando de Força Singular, à Escola Superior de Guerra (ESG), ao Hospital das Forças Armadas (HFA) e ao Centro Gestor e Operacional do Sistema de Proteção da Amazônia (CENSIPAM), será atribuída pela administração central do Ministério da Defesa.

Art. 5º Os Comandos da Marinha, do Exército e da Aeronáutica deverão fazer diretamente o cadastramento das unidades protocolizadoras, seguindo a Instrução Normativa nº 13, de 27 de fevereiro de 2020, da Diretoria-Geral do Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e Segurança Pública e da Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.

§ 1º No âmbito da administração central do Ministério da Defesa, as solicitações de cadastramento deverão ser encaminhadas ao Departamento de Engenharia e Serviços Gerais.

§ 2º Alterações ocorridas nos dados das unidades protocolizadoras cadastradas e novos cadastros deverão ser comunicados ao Departamento de Engenharia e Serviços Gerais para a atualização do Cadastro Nacional de Unidades Protocolizadoras da Administração Federal.

Art. 6º O número único atribuído ao protocolo, quando da sua autuação, será constituído de quinze dígitos, devendo ser acrescido de mais dois dígitos verificadores (DV) para a composição do número do processo com dezessete dígitos, separados em grupos (00000.000000/0000-00), observado o seguinte:

I - o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos, referentes ao código numérico atribuído a cada unidade protocolizadora e este código identifica o órgão de origem do processo, mantendo-se inalterado, de acordo com as faixas numéricas determinadas no art. 4º desta Portaria;

II - o segundo grupo é constituído de seis dígitos, separados do primeiro por um ponto e determina o registro sequencial dos processos autuados, devendo este número ser reiniciado a cada ano;

III - o terceiro grupo, constituído de quatro dígitos, separado do segundo grupo por uma barra, indica o ano de formação do processo; e

IV - o quarto grupo, constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo por hífen, indica os dígitos verificadores (DV) utilizados pelos órgãos que façam uso de rotinas automatizadas.

Parágrafo único. Somente terão valor perante a Administração Pública Federal os processos autuados de acordo com as disposições desta Portaria.

Art. 7º Os órgãos e entidades vinculados ao Ministério da Defesa e aos Comandos da Marinha, do Exército e da Aeronáutica poderão adotar a sistemática de numeração única de protocolo, mediante solicitação de cadastramento junto ao respectivo órgão de vinculação.

Art. 8º Os processos autuados originariamente nos órgãos que não utilizam a sistemática de numeração única de protocolo e que estejam em tramitação no âmbito do Ministério da Defesa e dos Comandos da Marinha, do Exército e da Aeronáutica deverão ser identificados por meio de mecanismos de controle desenvolvidos para prestar informações à parte interessada, adotando-se o número de origem e o nome do órgão ou do interessado, não podendo ser renumerados.

Art. 9º O registro de protocolos a ser adotado pelas unidades protocolizadoras conterá os seguintes campos:

I - número único de protocolo;

II - identificação do documento original (espécie, procedência, data);

III - nome do interessado (nomes de pessoas físicas ou jurídicas);

IV - data de cadastramento (dia, mês e ano); e

V - assunto (descrição clara e concisa do conteúdo do documento).

§ 1º Os processos autuados e registrados anteriormente a 1º de janeiro de 2006 permanecerão tramitando com o número de origem até a correspondente conclusão e arquivamento, não sendo permitida a renumeração de processos e documentos.

§ 2º Os processos de que trata o § 1º deste artigo poderão ser objeto de autuação em novo processo, na forma de documento que inicia o respectivo acervo documental, ou na forma de documentação anexada.

Art. 10. A autuação do processo deverá servir para o efetivo controle de sua tramitação e composição documental, visando à imediata localização física e à pronta prestação de informações à parte interessada.

§ 1º Nos casos de tramitação externa, no controle de movimentações da unidade protocolizadora do órgão expedidor constará a indicação dos dados que permita a identificação do órgão de destino.

§ 2º A movimentação de processos deverá ser efetuada por intermédio das unidades protocolizadoras cadastradas e, após cada movimentação, poderá ser registrada uma síntese dos despachos proferidos para a prestação de informações à parte interessada.

Art. 11. As unidades protocolizadoras que utilizam rotinas automatizadas acrescentarão dois dígitos ao número único de protocolo, os dígitos verificadores (DV), definidos por módulo onze e pesos correspondentes à posição dos dígitos.

Art. 12. O cálculo do primeiro dígito verificador (DV) será obtido observadas as regras a seguir:

I - multiplica-se cada um dos quinze algarismos do número único de protocolo pelo respectivo peso, da direita para a esquerda, em progressão aritmética de razão um, com o primeiro termo igual a dois e assim o último termo será igual a dezesseis, somando-se os produtos parciais;

II - a soma encontrada (ponderada) será dividida por onze; e

III - o restante da divisão, que poderá ser de dez a zero, será subtraído do módulo onze e o resultado será o primeiro dígito verificador, desprezando-se a casa da dezena, quando houver, conforme anexos I e II desta Portaria.

Art. 13. O cálculo do segundo dígito verificador (DV) será obtido observadas as regras a seguir:

I - o primeiro algarismo, obtido na etapa precedente, será colocado imediatamente à direita do número único de protocolo;

II - multiplica-se cada um dos dezesseis algarismos do número único de protocolo pelo respectivo peso, da direita para a esquerda, em progressão aritmética de razão um, com o primeiro termo igual a dois e o último termo igual a dezessete, somando-se os produtos parciais;

III - a soma encontrada (ponderada) será dividida por onze; e

IV - o restante da divisão, que poderá ser de dez a zero, será subtraído do módulo onze e o resultado será o segundo dígito verificador, desprezando-se a casa da dezena, quando houver, conforme constante dos anexos I e II desta Portaria.

Art. 14. Os órgãos que não dispõem de recursos automatizados deverão colocar duas letras para caracterização das iniciais do dígito verificador (DV) à direita dos quinze algarismos referentes ao número inteiro do processo, para viabilizar procedimento posterior de automatização quando da implantação da sistemática de que trata esta Portaria.

Art. 15. Quando uma unidade protocolizadora receber um protocolo de outro órgão, deverá proceder ao seu registro e a sua tramitação deverá ocorrer com o número de origem inalterado.

Art. 16. É vedado adotar procedimentos diversos do admitido nesta Portaria, especialmente:

I - inserir qualquer algarismo para indicar o dígito verificador (DV); e

II - suprimir dígito de verificação (DV) lançado por outro órgão.

Art. 17. Deve ser prevista a elaboração de relatórios, para a prestação de informações gerais, no desenvolvimento de sistemas automatizados para a tramitação e controle de processos.

Art. 18. A capa de processo utilizada por órgãos públicos federais será mantida pelo Departamento de Engenharia e Serviços Gerais do Ministério da Defesa, com as seguintes especificações básicas:

I - material: papel apergaminhado branco com 150g/m2;

II - formato: 330mm x 465mm;

III - forma de apresentação: folha dupla (D);

IV - timbre: 5 (centrado no impresso com os dizeres "República Federativa do Brasil"; "Ministério da Defesa" e "Comando ...............", ficando a parte superior do emblema a 15mm (40 pontos); e

V - impressão: preto frente.

Parágrafo único. A capa de processo em meio impressoserá utilizada em casos excepcionais protegidos por sigilo ou restrição de acesso legal e não substitui a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

Art. 19. Os casos omissos e as dúvidas serão dirimidos pelo Departamento de Engenharia e Serviços Gerais.

Art. 20. Fica revogada a Portaria Normativa nº 1.068/MD, de 8 de setembro de 2005, publicada no Diário Oficial da União nº 175, Seção 1, página 22, de 12 de setembro de 2005.

Art. 21. Esta Portaria entra em vigor em 1º de abril de 2021.

FERNANDO AZEVEDO E SILVA

ANEXO I

TABELA

ANEXO II

EXEMPLOS DE CÁLCULO DO DÍGITO VERIFICADOR

Exemplo 1

Dado o número único de protocolo 35041.000387/2000, os dígitos verificadores (DV) serão calculados do seguinte modo:

Cálculo do primeiro DV;

a) (0x2)+(0x3)+(0x4)+(2x5)+(7x6)+(8x7)+(3x8)+(0x9)+(0x10)+(0x11)+(1x12)+(4x13)+ (0x14)+(5x15)+(3x16);

b) 0+0+0+10+42+56+24+0+0+0+12+52+0+75+48=319;

c) 319÷11 = 29; RESTO = 0;

d) 11-0=11 - despreza-se a casa da dezena; e

e) o 1o DV será 1 (um).

Cálculo do segundo DV;

Observação: o número encontrado para o primeiro DV, deverá ser colocado à direita do número único de protocolo, dando continuidade aos procedimentos relativos ao cálculo do segundo DV, conforme a seguir:

a) (lx2)+(0x3)+(0x4)+(0x5)+(2x6)+(7x7)+(8x8)+(3x9)+ ( 0 x 1 0 ) + ( 0 x 11 ) + ( 0 x 1 2 ) + ( 1 x 1 3 ) + ( 4 x 1 4 ) + ( 0 x 1 5 ) + ( 5 x 1 6 ) + ( 3 x 1 7 );

b) 2+0+0+0+12+49+64+27+0+0+0+13+56+0+80+51 = 354;

c) 354÷11 = 32; RESTO = 2;

d) 11-2=9; e

e) O 2o DV será 9 (nove).

Assim sendo, o número único do protocolo dado como exemplo, será acrescido dos dígitos verificadores 35041.000387/2000-19.

Exemplo 2

Dado o número único de protocolo 0400.001412/2000, calcular os dígitos verificadores.

Cálculo do primeiro DV;

a) (0x2)+(0x3)+(0x4)+(2x5)+(2x6)+(1x7)+(4x8)+(1x9)+(0x10)+(0x11)+(0x12)+(0x13)+ (0x14)+(4x15)+(0x16);

b) 0+0+0+10+12+7+32+9+0+0+0+0+0+60+0 = 130;

c) 130÷11 = 11; RESTO = 9;

d) 11-9=2; e

e) O 1o DV será 2 (dois).

Cálculo do segundo DV;

a) (2x2)+(0x3)+(0x4)+(0x5)+(2x6)+(2x7)+(1x8)+(4x9)+(1x10)+(0x11)+(0x12)+(0x13)+ (0x14)+(0x15)+(4x16)+(0x17);

b) 4+0+0+0+12+14+8+36+10+0+0+0+0+0+64+0=148;

c) 148÷11=13; RESTO = 5;

d) 11-5=6; e

e) O 2o DV será 6 (seis).

O número único de protocolo dado como exemplo será acrescido dos dígitos verificadores, obtendo-se 04000.001412/2000-26.

Este texto não substitui o original, publicado no D.O.U de 18.03.2021.