PORTARIA NORMATIVA Nº 2.143/MD, DE 2 DE OUTUBRO DE 2015
Dispõe sobre a implantação do Sistema Eletrônico de Informações no âmbito do Ministério da Defesa.
O MINISTRO DE ESTADO DA DEFESA, no uso das atribuições que lhe confere o inciso I do parágrafo único do art. 87 da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, e considerando o que consta do processo nº 60010.000328/2015-23, resolve:
Art. 1º Instituir o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no âmbito do Ministério da Defesa, na forma do anexo a esta Portaria Normativa. Parágrafo único. O disposto nesta Portaria Normativa aplicase aos órgãos e às unidades da administração central do Ministério da Defesa, inclusive o Centro Gestor e Operacional do Sistema de Proteção da Amazônia e o Centro de Catalogação das Forças Armadas, à Escola Superior de Guerra e ao Hospital das Forças Armadas.
Art. 2º A implantação do SEI no Ministério da Defesa ocorrerá conforme o Plano de Implantação do Sistema Eletrônico de Informações, a ser elaborado pelo Departamento de Administração Interna em até trinta dias após a publicação da presente Portaria Normativa.
Art. 3º No prazo de até 30 (trinta) dias da publicação da presente Portaria Normativa, o Secretário de Organização Institucional do Ministério da Defesa constituirá grupo de trabalho (GT) com o objetivo de realizar estudos destinados à integração do SEI aos sistemas de criação, tramitação e arquivamento de processos administrativos eletrônicos utilizados no âmbito dos Comandos da Marinha, do Exército e da Aeronáutica. Parágrafo único. Os estudos de que trata o caput serão concluídos no prazo de até trezentos e sessenta dias da constituição do G T.
Art. 4º Esta Portaria Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
JAQUES WAGNER
ANEXO
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º São objetivos do SEI:
I - aumentar a produtividade e a celeridade dos processos administrativos;
II - aprimorar a segurança e a confiabilidade dos dados e das informações;
III - criar condições mais adequadas para a produção e a utilização de informações; e
IV - facilitar o acesso às informações e às instâncias administrativas.
Art. 2º Para fins desta portaria normativa, entende-se por:
I - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o seu formato, suporte ou natureza;
II - documento eletrônico ou digital: documento armazenado sob a forma eletrônica, podendo ser:
a) documento nato digital: documento criado originalmente em meio eletrônico; e
b) documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento-base não digital, gerando uma fiel representação em código digital;
III - processo administrativo eletrônico ou digital: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados por meio eletrônico; e
IV - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível, para firmar documento eletrônico ou digital, podendo ser:
a) assinatura digital: forma de identificação inequívoca do usuário, de uso pessoal e intransferível, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil, para firmar documento eletrônico ou digital; e
b) assinatura cadastrada: forma de identificação inequívoca do usuário mediante prévio credenciamento de acesso a sistemas computacionais com fornecimento de login e senha.
CAPÍTULO II
DO PROCESSO ELETRÔNICO
Art. 3º Todos os atos processuais serão realizados por meio do SEI, exceto nas situações em que isso for inviável, ou em caso de indisponibilidade do Sistema, cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo, ocasião em que poderão ser produzidos em meio físico e assinados pela autoridade competente, devendo ser digitalizados e incluídos no processo administrativo eletrônico ou digital correspondente.
§ 1º Os documentos e processos que estiverem em trâmite na data de início da vigência da presente portaria normativa deverão ser digitalizados e inseridos no SEI pela unidade administrativa onde tais documentos e processos estiverem localizados.
§ 2º O Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (SGED) permanecerá disponível para consulta, sendo vedado o seu uso para registro de novos documentos.
§ 3º Os procedimentos e os processos correcionais, investigativos ou acusatórios, conduzidos ou coordenados pela Corregedoria da Assessoria Especial de Integridade e Segurança da Informação do Ministério da Defesa, tramitarão exclusivamente pelo Processo Eletrônico Correcional do Sistema ePAD de que trata a Portaria nº 2.463, de 19 de outubro de 2020, da Corregedoria-Geral da União. (Inserido pela Portaria GM-MD n° 2.320, de 27 de abril de 2026.)
§ 4º Cabe ao Chefe de Gabinete do Ministro de Estado da Defesa editar atos complementares necessários para o cumprimento do § 3º, dispondo sobre: (Inserido pela Portaria GM-MD n° 2.320, de 27 de abril de 2026.)
I - critérios para classificação, avaliação, temporalidade e destinação dos documentos e processos, em conformidade com o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, relativos às atividades-meio e de suporte do Poder Executivo federal, conforme normas estabelecidas pelo órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos - Siga, observadas as diretrizes aplicáveis à eliminação, quando cabível, para garantir a adequada gestão do ciclo documental; (Inserido pela Portaria GM-MD n° 2.320, de 27 de abril de 2026.)
II - cumprimento das regras de restrição de acesso e de tratamento de informações sigilosas, na forma da legislação, limitando o acesso a usuários autorizados e aos interessados, quando aplicável, e assegurando a correta classificação do grau de sigilo para resguardar a confidencialidade e a integridade da informação; e (Inserido pela Portaria GM-MD n° 2.320, de 27 de abril de 2026.)
III - procedimentos para a rastreabilidade e recuperação de informações no Processo Eletrônico Correcional a partir do SEI, por meio de reprodução no segundo sistema de peças processuais de instauração e conclusão de processos correcionais. (Inserido pela Portaria GM-MD n° 2.320, de 27 de abril de 2026.)
Art. 4º Os documentos produzidos no âmbito do SEI terão sua autoria e integridade asseguradas mediante a utilização de assinatura eletrônica ou digital nas seguintes modalidades:
I - assinatura cadastrada; e/ou
II - assinatura digital.
§ 1º O uso de assinatura digital é obrigatório para atos de conteúdo decisório ou que necessitem de comprovação de autoria e integridade em ambiente externo, adotando-se, nos demais casos, a assinatura cadastrada, ressalvado o disposto em normas que disciplinem procedimentos eletrônicos específicos no âmbito do Ministério da Defesa.
§ 2º A utilização de assinatura eletrônica ou digital importa aceitação das normas sobre o assunto pelo usuário, inclusive no que se refere à responsabilidade por eventual uso indevido.
§ 3º A assinatura cadastrada no SEI e o certificado digital são de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
§ 4º O disposto neste artigo não se aplica a situações onde seja necessário o anonimato ou que permitam identificação simplificada do administrado.
Art. 5º O SEI proverá mecanismo para a verificação da autoria e da integridade dos documentos em processos administrativos eletrônicos ou digitais.
Art. 6º Os documentos natos digitais e os assinados digital ou eletronicamente conforme o artigo 4o são originais para todos os efeitos legais.
Art. 7º Consideram-se realizados os atos processuais em meio eletrônico no dia e na hora registrados no SEI, os quais ficarão armazenados e disponíveis para consulta no histórico de operações no Sistema.
§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos, na hora oficial de Brasília.
§ 2º No caso do § 1º, se o SEI estiver indisponível, o prazo fica automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.
Art. 8º O SEI disponibilizará acesso à integra do processo administrativo eletrônico ou digital para vista do interessado por meio da autorização de acesso externo ou pelo envio de cópia(s) do(s) documento(s) por meio eletrônico.
Art. 9º Qualquer cidadão ou unidade organizacional poderá enviar eletronicamente documentos digitalizados ou natos digitais para a juntada aos autos, desde que seja realizado por meio de funcionalidades do SEI
§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados ou natos digitais são de responsabilidade do cidadão ou unidade organizacional, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.
§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo cidadão ou unidade organizacional terão valor de cópia simples.
Art. 10. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito do Ministério da Defesa deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.
§ 1º Os documentos resultantes da digitalização de originais são considerados cópia autenticada administrativamente e, nos demais casos, terão valor de cópia simples.
Art. 11. Nas hipóteses de sigilo da informação, o acesso será limitado a servidores autorizados e aos interessados no processo, nos termos do que dispõe a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e demais normas vigentes.
Art. 12. A classificação da informação quanto ao grau de sigilo deve observar o disposto na legislação específica.
Art. 13. Os documentos em processos administrativos eletrônicos ou digitais deverão ser classificados e avaliados de acordo com o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotados pelo Ministério da Defesa, conforme a legislação arquivística em vigor.
Parágrafo único. A eliminação de documentos eletrônicos ou digitais deve seguir as diretrizes previstas na legislação em vigor.
Art. 14. Integram a estrutura de implantação e gestão do SEI:
I - o Departamento de Administração Interna (DEADI), da Secretaria de Organização Institucional do Ministério da Defesa, que atuará como unidade gestora;
II - o Departamento de Tecnologia da Informação (DEPTI), da Secretaria de Organização Institucional do Ministério da Defesa; e
III - as demais unidades administrativas do Ministério da Defesa.
CAPÍTULO III
DAS COMPETÊNCIAS
Art. 15. Compete ao DEADI:
I - elaborar e disseminar instrumentos orientadores do SEI;
II - promover a capacitação e a reciclagem dos usuários do SEI;
III - implantar e gerenciar o SEI, em articulação com as unidades administrativas do Ministério;
IV - realizar a gestão administrativa do SEI e mantê-lo atualizado e alinhado às necessidades; e
V - prestar atendimento e dirimir dúvidas quanto ao uso e à operacionalização do SEI.
Art. 16. Compete ao DEPTI:
I - instalar, disponibilizar e parametrizar as bases de dados do SEI;
II - dar suporte tecnológico referente à sua implantação e manutenção;
III - analisar as ocorrências de incidentes e problemas técnicos relativos ao SEI e encaminhar a solução;
IV - analisar, juntamente com o DEADI, as sugestões de melhorias do SEI e encaminhar, quando for o caso, o seu desenvolvimento;
V - garantir a continuidade do serviço em níveis acordados com a unidade gestora, bem como a disponibilidade do SEI e dos documentos; e
VI - proceder à atualização do SEI e executar as manutenções periódicas conforme planejamento de mudanças definido com a unidade gestora.
Art. 17. Compete a todas as unidades administrativas do Ministério da Defesa:
I - instituir o uso do SEI no âmbito de suas respectivas áreas, conforme orientações do DEADI;
II - cooperar com o aperfeiçoamento da gestão de processos eletrônicos no Ministério da Defesa; e
III - arquivar, custodiar e manter organizados os documentos e processos recebidos em meio físico, visando à pesquisa, quando solicitados, e à transferência ao Arquivo-Geral.
Art. 18. Compete adicionalmente ao Hospital das Forças Armadas, à Escola Superior de Guerra, ao Centro Gestor e Operacional do Sistema de Proteção da Amazônia e ao Centro de Catalogação das Forças Armadas
: I - designar servidores para atuarem na administração do SEI em suas respectivas unidades;
II - preparar equipe de suporte aos usuários do SEI;
III - prover a infraestrutura tecnológica necessária para uso do SEI;
IV - capacitar o pessoal das suas unidades para uso do SEI;
V - implementar as ações de comunicação necessárias para a implantação e uso do SEI na unidade;
VI - manter atualizado e gerenciar o acesso dos usuários ao sistema bem como as assinaturas eletrônicas e digitais; e
VII - manter atualizada a estrutura organizacional e respectivas hierarquias no sistema.
CAPÍTULO IV
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 19. Os sistemas de informação relativos a processos administrativos eletrônicos ou digitais que já estão em funcionamento no âmbito do Ministério da Defesa coexistirão com o SEI enquanto não houver disposição em contrário do DEADI.
Art. 20. O DEADI editará normas com instruções e regras para o funcionamento e a utilização do SEI.
Art. 21. Os casos omissos e as dúvidas serão dirimidos pelo Diretor do DEADI.
Este texto não substitui o original publicado no DOU de 05.10.2015.